Indemnité pour les frais de représentation

La disposition pertinente prévoit ce qui suit :

À compter du 1er avril 2020, les juges ci-après ont droit, à titre de frais de représentation et pour les dépenses de déplacement ou autres entraînées, pour eux ou leur époux ou conjoint de fait, par l’accomplissement de leurs fonctions extrajudiciaires et qui ne sont pas remboursables aux termes d’une autre disposition de la présente loi, aux indemnités maximales annuelles suivantes : a) le juge en chef du Canada : 25 000 $; b) les autres juges de la Cour suprême du Canada : 15 000 $.

Essentiellement, l’indemnité des frais de représentation est accordée aux juges, au montant de 15 000 $ et de 25 000 $ pour le juge en chef du Canada, par année, afin de rembourser les dépenses qu’ils encourent en raison de leur rôle et de leurs responsabilités particulières ayant trait à des activités de représentation de la CSC. Selon la loi, les dépenses remboursées au titre de cet article doivent être i) raisonnables; ii) avoir été engagées par un juge ou dans certains cas son époux(se) ou conjoint(e) de fait, ou par un juge délégué par le juge en chef pour le/la représenter et iii) avoir été engagées en raison des obligations et responsabilités extrajudiciaires du juge. Des frais d’accueil raisonnables encourus par les juges pour s’acquitter de leurs obligations et responsabilités extrajudiciaires peuvent être réclamés pour des activités judiciaires et juridiques. Le Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada établit des Lignes directrices sur l'indemnité pour les frais de représentation.

Frais de voyage raisonnables pour la participation à des fonctions

En raison du poste qu’ils occupent, les juges de la CSC sont tenus d’assister à certaines fonctions qui peuvent comprendre, sans s’y limiter : prononcer des discours ou des allocutions; participer à des conférences et à des dîners d’organisations juridiques et communautaires; participer à des cérémonies d’assermentation et de départ de juges, ainsi qu’à des évènements reliés à l’ouverture des tribunaux judiciaires; et autres.

En assistant à ces fonctions, les juges de la CSC peuvent réclamer des frais de voyage raisonnables tels que le transport, l’hébergement et les repas, conformément à ce qui est autorisé et décrit dans les Lignes directrices sur l'indemnité de déplacement.

Frais de voyage raisonnables encourus par l’époux(se) ou conjoint(e) de fait pour assister aux fonctions officielles ou protocolaires

Cette indemnité prévoit le remboursement des dépenses raisonnables « encourus par le juge ou l’époux(se) ou conjoint(e) de fait du juge pour s’acquitter des obligations et responsabilités extrajudiciaires qui incombent au juge ».

Des frais de voyage raisonnables encourus par l’époux(se) ou conjoint(e) de fait d’un juge de la CSC dans les cas où leur présence à une fonction officielle est jugée appropriée pour des raisons protocolaires ou suite à une invitation officielle peuvent donc être réclamés au titre de cette indemnité.

Frais d’accueil

Des frais d’accueil raisonnables encourus par les juges pour s’acquitter de leurs obligations et responsabilités extrajudiciaires peuvent être réclamés pour des activités judiciaires et juridiques. Ces dépenses peuvent être, par exemple, pour : des repas de travail avec des représentants du gouvernement ou de la magistrature, des représentants d’organisations juridiques, des dirigeants communautaires, des doyens, professeurs, juges, auxiliaires juridiques; l’accueil de délégations étrangères; des réceptions au nom de la Cour, comme lors de cérémonies d’assermentation ou de départ de juge, avec le barreau et des comités de liaison entre la magistrature et le barreau.

Cadeaux à des fins diplomatiques, protocolaires ou de représentation

Le coût raisonnable de l’achat de cadeaux pour des délégations internationales de juges visitant la Cour, des conférenciers invités lors d’événements judiciaires ou une reconnaissance au nom de la Cour, peut être réclamé.

Autres frais de représentation raisonnables

Ceux-ci peuvent inclure, par exemple, des activités de conscientisation ou d’information dans les écoles ainsi que dans la communauté juridique et dans son ensemble; des tribunaux-écoles; ainsi que l’achat d’articles liés aux tribunaux judiciaires qui ne sont pas fournis par le gouvernement. Les dépenses qui font partie intégrante du rôle judiciaire, contrairement à celles pour les obligations et les responsabilités extrajudiciaires des juges, doivent être réclamées en vertu de l’indemnité des faux frais (voir le par. 27(1) de la Loi sur les juges - prière de consulter les Lignes directrices pour l'indemnité pour les faux frais. Certaines dépenses peuvent néanmoins relever de l’une ou l’autre indemnité.).

(paragraphe 27(6) de la Loi sur les juges)

Introduction

Les présentes lignes directrices visent à fournir des clarifications et à servir de guide aux juges qui ont droit à une indemnité des frais de représentation en vertu du paragraphe 27(6) de la Loi sur les juges. L’indemnité est accordée aux juges et elle reconnaît les fonctions extrajudiciaires liées à leur fonction. Ces lignes directrices ne peuvent pas prévoir toutes les circonstances et les juges devraient communiquer avec la registraire à l’avance s’ils sont incertains quant à l’admissibilité d’une dépense.

Paragraphe 27(6) de la Loi

Le paragraphe 27(6) stipule ce qui suit :

Frais de représentation

27(6) À compter du 1er avril 2020, les juges ci-après ont droit, à titre de frais de représentation et pour les dépenses de déplacement ou autres entraînées, pour eux ou leur époux ou conjoint de fait, par l’accomplissement de leurs fonctions extrajudiciaires et qui ne sont pas remboursables aux termes d’une autre disposition de la présente loi, aux indemnités maximales annuelles suivantes :

• a. le juge en chef du Canada : 25 000 $;
• b. les autres juges de la Cour suprême du Canada : 15 000 $;

[...]

Essentiellement, l’indemnité des frais de représentation est accordée aux juges, au montant de 15 000 $ et de 25 000 $ pour le juge en chef du Canada, par année, afin de rembourser les dépenses qu’ils encourent en raison de leur rôle et de leurs responsabilités particulières ayant trait à des activités de représentation de la CSC.

Selon la loi, les dépenses remboursées au titre de cet article doivent :

• être raisonnables, ce qui comprend autant l’item et son coût;
• avoir été engagées par un juge ou dans certains cas son époux(se) ou conjoint(e) de fait, ou par un juge délégué par le juge en chef pour le/la représenter; et
• avoir été engagées en raison des obligations et responsabilités extrajudiciaires du juge.

Principes généraux

La registraire administre les indemnités versées aux juges en vertu de la Loi sur les juges et effectue une vérification de chaque demande. Les remboursements effectués sous l’indemnité des frais de représentation doivent respecter les principes suivants :

• l’optimisation des ressources;
• l’imputabilité;
• la transparence; et
• le respect de l’indépendance judiciaire et la reconnaissance des obligations extrajudiciaires des juges.

Classes ou catégories de dépenses remboursables

Frais de voyage raisonnables pour la participation à des fonctions

En raison du poste qu’ils occupent, les juges de la CSC sont tenus d’assister à certaines fonctions qui peuvent comprendre, sans s’y limiter : prononcer des discours ou des allocutions; participer à des conférences et à des dîners d’organisations juridiques et communautaires; participer à des cérémonies d’assermentation et de départ de juges, ainsi qu’à des évènements reliés à l’ouverture des tribunaux judiciaires; et autres.

En assistant à ces fonctions, les juges de la CSC peuvent réclamer des frais de voyage raisonnables tels que le transport, l’hébergement et les repas, conformément à ce qui est autorisé et décrit dans les Lignes directrices sur l'indemnité de déplacement.

Frais de voyage raisonnables encourus par l’époux(se) ou conjoint(e) de fait pour assister aux fonctions officielles ou protocolaires

Cette indemnité prévoit le remboursement des dépenses raisonnables « encourus par le juge ou l’époux(se) ou conjoint(e) de fait du juge pour s’acquitter des obligations et responsabilités extrajudiciaires qui incombent au juge ».

Des frais de voyage raisonnables encourus par l’époux(se) ou conjoint(e) de fait d’un juge de la CSC dans les cas où leur présence à une fonction officielle est jugée appropriée pour des raisons protocolaires ou suite à une invitation officielle peuvent donc être réclamés au titre de cette indemnité.

Frais d’accueil

Des frais d’accueil raisonnables encourus par les juges pour s’acquitter de leurs obligations et responsabilités extrajudiciaires peuvent être réclamés pour des activités judiciaires et juridiques. Ces dépenses peuvent être, par exemple, pour : des repas de travail avec des représentants du gouvernement ou de la magistrature, des représentants d’organisations juridiques, des dirigeants communautaires, des doyens, professeurs, juges, auxiliaires juridiques; l’accueil de délégations étrangères; des réceptions au nom de la Cour, comme lors de cérémonies d’assermentation ou de départ de juge, avec le barreau et des comités de liaison entre la magistrature et le barreau.

Cadeaux à des fins diplomatiques, protocolaires ou de représentation

Le coût raisonnable de l’achat de cadeaux pour des délégations internationales de juges visitant la Cour, des conférenciers invités lors d’événements judiciaires ou une reconnaissance au nom de la Cour, peut être réclamé.

Autres frais de représentation raisonnables

Ceux-ci peuvent inclure, par exemple, des activités de conscientisation ou d’information dans les écoles ainsi que dans la communauté juridique et dans son ensemble; des tribunaux-écoles; ainsi que l’achat d’articles liés aux tribunaux judiciaires qui ne sont pas fournis par le gouvernement. Les dépenses qui font partie intégrante du rôle judiciaire, contrairement à celles pour les obligations et les responsabilités extrajudiciaires des juges, doivent être réclamées en vertu de l’indemnité des faux frais (voir le par. 27(1) de la Loi sur les juges - prière de consulter les Lignes directrices sur l'indemnité pour les faux frais. Certaines dépenses peuvent néanmoins relever de l’une ou l’autre indemnité.).

Reçus

À l’exception du per diem quotidien qui peut être réclamé par les juges, toutes les dépenses réclamées doivent être étayées par un reçu original détaillé de chaque transaction (un bordereau de carte de crédit ne suffit pas s’il ne comprend aucun détail sur l’achat / le paiement). Exceptionnellement, lorsqu’un reçu détaillé est perdu ou autrement non disponible, un bordereau de paiement par carte de crédit ou le relevé mensuel de carte de crédit (ou une copie d’un chèque, si payé par chèque) peut être accepté.