Indemnité pour les frais accessoires ou faux frais

La disposition pertinente prévoit ce qui suit :

À compter du 1er avril 2020, les juges rémunérés aux termes de la présente loi ont droit à une indemnité annuelle maximale de 7 500 $ pour les faux frais non remboursables en vertu d’une autre disposition de la présente loi, qu’ils exposent dans l’accomplissement de leurs fonctions.

Essentiellement, l’indemnité des frais accessoires vise à rembourser aux juges les dépenses qu’ils engagent en raison de leurs fonctions de juge. Conformément à la loi, les dépenses remboursées aux termes de cette disposition doivent être raisonnables, avoir été engagées par le juge seulement, liées à l’accomplissement des fonctions du poste et être d’un montant maximal de 7 500 $ par juge. Le Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada établit des Lignes directrices sur l’indemnité pour les faux frais.

Matériel électronique et fournitures de bureau

Les dépenses liées à l’achat et à la réparation d’un ordinateur, d’une imprimante, d’un numériseur, d’une déchiqueteuse, d’un ordinateur portatif, d’un téléphone portable, d’une tablette et d’accessoires pour un téléphone portable peuvent être réclamées.

Les dépenses liées à l’achat de logiciels et de fournitures de bureau peuvent aussi être réclamées.

L’achat de mobilier pour établir un bureau à domicile et des accessoires de base peut être réclamé.

Télécommunications

Les coûts mensuels du service internet à la maison ainsi que ceux liés à l’utilisation d’un téléphone portable pour des fins de recherches et de rédaction de motifs de jugements, peuvent être réclamés en vertu de cette indemnité.

Adhésions et publications juridiques

Les frais d’adhésion payés à des associations juridiques et à des associations professionnelles liées à l’appareil judiciaire, comme l’Association du Barreau canadien, l’Association internationale des femmes juges et d’autres organisations similaires, peuvent être réclamés.

Les frais liés à l’achat de livres, de périodiques et à des abonnements en ligne à des publications à des fins de recherche et de rédaction juridiques peuvent aussi être réclamés.

Habits pour les audiences de la Cour

Le coût de la tenue d’habits requis pour les audiences de la Cour comme les toges, les vestons pour juges, les chemises ou blouses à col cassé, les jupes ou pantalons noirs ou gris, les rabats et les boutons de col, ainsi que les retouches, les réparations et le nettoyage à sec des vêtements susmentionnés peuvent être réclamés.

Formation des juges et autres fonctions de sensibilisation judiciaire

Les frais de participation à des conférences ou à des séminaires judiciaires et juridiques et les frais liés à l’obtention d’outils pédagogiques pour la formation des juges peuvent être réclamés en vertu de l’indemnité des faux frais s’ils ne sont pas autrement remboursés en vertu de l’article 41 de la Loi sur les juges. Dans ce cas, les dépenses sont remboursées conformément aux Lignes directrices sur l’indemnité de conférence.

Les coûts liés à des activités de conscientisation ou d’information judiciaire ou à l’éducation du public, soit une activité à laquelle un juge est invité à titre de juge, comme une invitation à prendre la parole dans une école ou une université, à assister à une réunion du Barreau, à assister à des cérémonies d’assermentation de juges, à assister à un tribunal-école, et autres fonctions du même genre peuvent aussi être réclamés. Dans ces cas, les dépenses sont remboursées conformément aux Lignes directrices sur l’indemnité de déplacement.

Autres faux frais raisonnables

D’autres demandes de remboursement qui peuvent être faites comprennent par exemple les frais liés à l’achat, à l’installation et à la surveillance de systèmes de sécurité résidentielle; les coûts raisonnables liés aux porte-documents et aux valises en raison de l’obligation de voyager pour diverses fonctions; l’encadrement de documents ou photographes officiels; certains frais médicaux qui ne sont pas couverts par le régime d’assurance; les frais liés à l’achat de photos de passeport diplomatique ou de photos pour un visa (pour le juge et son époux ou conjoint de fait).

(paragraphe 27(1) de la Loi sur les juges)

Introduction

Les présentes lignes directrices visent à fournir des clarifications et à servir de guide aux juges qui demandent des remboursements en vertu du paragraphe 27 (1) de la Loi sur les juges, pour les dépenses encourues pour des frais accessoires raisonnables dans l’accomplissement de leurs fonctions. Ces lignes directrices ne peuvent pas prévoir toutes les circonstances et les juges devraient communiquer avec la registraire à l’avance s’ils sont incertains quant à l’admissibilité d’une dépense quelconque.

Paragraphe 27(1) de la Loi

Ce paragraphe stipule ce qui suit :

Indemnisation des faux frais

27 (1) À compter du 1er avril 2020, les juges rémunérés aux termes de la présente loi ont droit à une indemnité annuelle maximale de 7 500 $ pour les faux frais non remboursables en vertu d’une autre disposition de la présente loi, qu’ils exposent dans l’accomplissement de leurs fonctions.

Essentiellement, l’indemnité des frais accessoires vise à rembourser aux juges les dépenses qu’ils engagent en raison de leurs fonctions de juge. Conformément à la loi, les dépenses remboursées aux termes de cet article doivent être :

• raisonnables;
• avoir été engagées par le juge seulement (les dépenses payées au nom d’autres personnes ne peuvent pas être réclamées);
• liées à l’accomplissement des fonctions du poste;
• d’un montant maximal de 7 500 $ par juge par exercice financier (1er avril au 31 mars).

L’indemnité n’est pas cumulative et les portions inutilisées ne peuvent pas être reportées. Les dépenses excédant l’indemnité maximale annuelle de 7 500 $ peuvent toutefois être réclamées au cours de l’exercice subséquent. Les frais d’accueil ne sont pas remboursables.

Principes généraux

La registraire administre les indemnités versées aux juges en vertu de la Loi sur les juges et effectue une vérification de chaque demande. Les remboursements effectués en vertu de l’indemnité des frais accessoires doivent respecter les principes suivants :

• l’optimisation des ressources;
• l’imputabilité;
• la transparence; et
• le respect de l’indépendance judiciaire.

Classes ou catégories de dépenses remboursables

Matériel électronique et fournitures de bureau

Les dépenses liées à l’achat et à la réparation d’un ordinateur, d’une imprimante, d’un numériseur, d’une déchiqueteuse, d’un ordinateur portatif, d’un téléphone portable, d’une tablette et d’accessoires pour un téléphone portable peuvent être réclamées.

Les dépenses liées à l’achat de logiciels et de fournitures de bureau peuvent aussi être réclamées.

L’achat de mobilier pour établir un bureau à domicile et des accessoires de base peut être réclamé.

Télécommunications

Les coûts mensuels du service internet à la maison ainsi que ceux liés à l’utilisation d’un téléphone portable pour des fins de recherches et de rédaction de motifs de jugements, peuvent être réclamés en vertu de cette indemnité.

Adhésions et publications juridiques

Les frais d’adhésion payés à des associations juridiques et à des associations professionnelles liées à l’appareil judiciaire, comme l’Association du Barreau canadien, l’Association internationale des femmes juges et d’autres organisations similaires, peuvent être réclamés.

Les frais liés à l’achat de livres, de périodiques et à des abonnements en ligne à des publications à des fins de recherche et de rédaction juridiques peuvent aussi être réclamés.

Habits pour les audiences de la Cour

Le coût de la tenue d’habits requis pour les audiences de la Cour comme les toges, les vestons pour juges, les chemises ou blouses à col cassé, les jupes ou pantalons noirs ou gris, les rabats et les boutons de col, ainsi que les retouches, les réparations et le nettoyage à sec des vêtements susmentionnés peuvent être réclamés.

Formation des juges et autres fonctions de sensibilisation judiciaire

Les frais de participation à des conférences ou à des séminaires judiciaires et juridiques et les frais liés à l’obtention d’outils pédagogiques pour la formation des juges peuvent être réclamés en vertu de l’indemnité des faux frais s’ils ne sont pas autrement remboursés en vertu de l’article 41 de la Loi sur les juges. Dans ce cas, les dépenses sont remboursées conformément aux Lignes directrices pour l’indemnité de conférence.

Les coûts liés à des activités de conscientisation ou d’information judiciaire ou à l’éducation du public, soit une activité à laquelle un juge est invité à titre de juge, comme une invitation à prendre la parole dans une école ou une université, à assister à une réunion du Barreau, à assister à des cérémonies d’assermentation de juges, à assister à un tribunal-école, et autres fonctions du même genre peuvent aussi être réclamés. Dans ces cas, les dépenses sont remboursées conformément aux Lignes directrices sur l’indemnité de déplacement.

Autres faux frais raisonnables

D’autres demandes de remboursement qui peuvent être faites comprennent par exemple les frais liés à l’achat, à l’installation et à la surveillance de systèmes de sécurité résidentielle; les coûts raisonnables liés aux porte-documents et aux valises en raison de l’obligation de voyager pour diverses fonctions; l’encadrement de documents ou photographes officiels; certains frais médicaux qui ne sont pas couverts par le régime d’assurance; les frais liés à l’achat de photos de passeport diplomatique ou de photos pour un visa (pour le juge et son époux ou conjoint de fait).

Reçus

Toutes les dépenses réclamées doivent être étayées par un reçu original détaillé de chaque transaction (un bordereau de carte de crédit ne suffit pas s’il ne comprend aucun détail sur l’achat/le paiement).

Exceptionnellement, lorsqu’un reçu détaillé est perdu ou autrement non disponible, un bordereau de paiement par carte de crédit ou le relevé mensuel de carte de crédit (ou une copie d’un chèque, si payé par chèque) peut être accepté.